Peppol e-facturatie vanaf 2026: ben je er klaar voor?

Vanaf 1 januari 2026 is het zover: alle btw-plichtige Belgische ondernemingen moeten hun facturen via het Peppol-netwerk kunnen versturen en ontvangen. Dit betekent dat jouw Caps Energy Card factuur met tank- en laadtransacties wordt vervangen door een volledig digitale, gestructureerde e-factuur. 

Voor wie is deze verplichting van toepassing (én voor wie niet)?

De verplichting tot gestructureerde elektronische facturering zal quasi altijd gelden bij handelingen tussen een Belgische btw-plichtige leverancier en een Belgische btw-plichtige klant. Echter, zijn er enkele beperkte uitzonderingen op deze regel. 

De volgende ondernemingen zijn niet verplicht om e-facturatie te implementeren:

• Ondernemingen die alleen door artikel 44 van het btw-wetboek vrijgestelde handelingen verrichten zoals o.a. medische zorgen, onderwijsdiensten, financiële en verzekeringsdiensten, sociaal-culturerel activiteiten en sommige verhuurvormen van onroerende goederen.

Wat is e-facturatie (en wat is het níét)?

E-facturatie is de uitwisseling van facturen in een geïntegreerd en gestructureerd elektronisch formaat (zoals UBL of XML) dat automatisch gelezen en verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Het is dus geen gescande factuur of pdf die je via mail verstuurt. Voor gebruikers van de Caps tank- en laadkaart betekent dit dat alle transacties voor tanken en laden voortaan in een uniforme e-factuur terechtkomen.

Wat is Peppol? 

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een Europees netwerk dat in België wordt beheerd door de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning. Het platform is speciaal ontworpen zodat bedrijven rechtstreeks, veilig en gestructureerde zakelijke documenten naar elkaar kunnen verzenden. 

Hoe werkt Peppol?

Peppol werkt via Access Points. Dit zijn erkende dienstverleners die jouw verbinding beheren met het netwerk. Zij zorgen voor:

• veilige verzending,
• correcte adressering,
• validatie van facturen
• en integratie met je bestaande systemen.

Vergelijk het met een internetprovider die je toegang geeft tot het web. Je stuurt dan een factuur via je eigen access point op het peppol-netwerk, waarna het document wordt doorgestuurd naar het access point van de ontvanger. Vandaar gaat het naar de klant zelf. 

Wat zijn de voordelen van Peppol?

De overstap naar e-facturatie heeft niet alleen voordelen voor de overheid, maar ook voor de ondernemers zelf: 

• De facturen komen onmiddellijk in het systeem, ze hoeven dus niet meer manueel te worden ingevoerd - minder administratief werk en fouten
• Betere cashflow - betalingen worden sneller verwerkt
• Fraudebestendig – facturen zijn beveiligd en gecontroleerd via Peppol. 

Een mooi extraatje, die de overstap moet stimuleren is dat investeringen in e-facturatie (software, implementatie, training…), tussen 2024 en 2027, in aanmerking komen voor 120% kostenaftrek.

Hoe bereid je je bedrijf voor?

1. Check je software: ondersteunt je boekhoud- of facturatiepakket peppol?
2. Registreer je bedrijf in het peppol netwerk (via je boekhouder of softwareleverancier)
3. Kies een Access Point uit deze lijst
   • Tip: vraag bij je softwareleverancier na welke provider voor jou het beste aansluit aan je softwarepakket.
4. Test het proces en train je medewerkers
5. Communiceer met klanten en leveranciers dat je klaar bent voor e-facturatie.

De overstap naar Peppol is onvermijdelijk, maar gelukkig ook zeer waardevol. Bedrijven die de overstap niet tijdig maken riskeren boetes en vooral veel operationele problemen.