Vanaf 1 januari 2026 is het zover: alle btw-plichtige Belgische ondernemingen moeten hun facturen via het Peppol-netwerk kunnen versturen en ontvangen. Dit betekent dat jouw Caps Energy Card factuur met tank- en laadtransacties wordt vervangen door een volledig digitale, gestructureerde e-factuur.
Voor wie is deze verplichting van toepassing (én voor wie niet)?
De verplichting tot gestructureerde elektronische facturering zal quasi altijd gelden bij handelingen tussen een Belgische btw-plichtige leverancier en een Belgische btw-plichtige klant. Echter, zijn er enkele beperkte uitzonderingen op deze regel.
De volgende ondernemingen zijn niet verplicht om e-facturatie te implementeren:
- Ondernemingen die alleen door artikel 44 van het btw-wetboek vrijgestelde handelingen verrichten zoals o.a. medische zorgen, onderwijsdiensten, financiële en verzekeringsdiensten, sociaal-culturerel activiteiten en sommige verhuurvormen van onroerende goederen.
Wat is e-facturatie (en wat is het níét)?
E-facturatie is de uitwisseling van facturen in een geïntegreerd en gestructureerd elektronisch formaat (zoals UBL of XML) dat automatisch gelezen en verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Het is dus geen gescande factuur of pdf die je via mail verstuurt. Voor gebruikers van de Caps tank- en laadkaart betekent dit dat alle transacties voor tanken en laden voortaan in een uniforme e-factuur terechtkomen.
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een Europees netwerk dat in België wordt beheerd door de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning. Het platform is speciaal ontworpen zodat bedrijven rechtstreeks, veilig en gestructureerde zakelijke documenten naar elkaar kunnen verzenden.
Hoe werkt Peppol?
Peppol werkt via Access Points. Dit zijn erkende dienstverleners die jouw verbinding beheren met het netwerk. Zij zorgen voor:
- veilige verzending,
- correcte adressering,
- validatie van facturen
- en integratie met je bestaande systemen.
Vergelijk het met een internetprovider die je toegang geeft tot het web. Je stuurt dan een factuur via je eigen access point op het peppol-netwerk, waarna het document wordt doorgestuurd naar het access point van de ontvanger. Vandaar gaat het naar de klant zelf.
Wat zijn de voordelen van Peppol?
De overstap naar e-facturatie heeft niet alleen voordelen voor de overheid, maar ook voor de ondernemers zelf:
- De facturen komen onmiddellijk in het systeem, ze hoeven dus niet meer manueel te worden ingevoerd - minder administratief werk en fouten
- Betere cashflow - betalingen worden sneller verwerkt
- Fraudebestendig – facturen zijn beveiligd en gecontroleerd via Peppol.
Een mooi extraatje, die de overstap moet stimuleren is dat investeringen in e-facturatie (software, implementatie, training…), tussen 2024 en 2027, in aanmerking komen voor 120% kostenaftrek.
Hoe bereid je je bedrijf voor?
- Check je software: ondersteunt je boekhoud- of facturatiepakket peppol?
- Registreer je bedrijf in het peppol netwerk (via je boekhouder of softwareleverancier)
- Kies een Access Point uit deze lijst
- Tip: vraag bij je softwareleverancier na welke provider voor jou het beste aansluit aan je softwarepakket.
- Test het proces en train je medewerkers
- Communiceer met klanten en leveranciers dat je klaar bent voor e-facturatie.
De overstap naar Peppol is onvermijdelijk, maar gelukkig ook zeer waardevol. Bedrijven die de overstap niet tijdig maken riskeren boetes en vooral veel operationele problemen.
Gerelateerde berichten
Wat is het verschil tussen Euro 95 en Super 98 benzine?
- Tanken
- Nieuws
Hoewel beide benzinesoorten geschikt zijn voor benzinemotoren, zijn er toch enkele verschillen. Welke brandstof past het best bij jouw voertuig en is de duurdere Super 98 altijd de betere keuze? We zetten de belangrijkste verschillen voor je op een rij.
Koninklijke erkenning voor Red Side Academy
- Nieuws
Op 1 juli mocht Red Side Academy uitzonderlijk bezoek ontvangen op de KV Kortrijk Jeugdacademie. Koning Filip maakte er kennis met de sociaal-sportieve organisatie die onder leiding van Younes en Youssef El Haddaji jaarlijks meer dan 400 kinderen en jongeren bereikt via voetbal, ontmoeting en begeleiding.
Tank in een multibrand netwerk met de Caps Energy Card
- Tanken
Met de Caps Energy Card tank je in een uitgebreid netwerk in de Benelux en Frankrijk, bij verschillende merken: G&V, Esso, Shell, Lukoil, Texaco, Van Raak, Maes, Tamoil en Heites. In België alleen al wordt de Caps-kaart aanvaard op 1.500 tanklocaties, goed voor ongeveer de helft van het Belgische netwerk. In de Benelux en Frankrijk samen heb je toegang tot meer dan 3.000 locaties, zodat er altijd een tankstation in de buurt is dat past bij jouw traject.