La facturation électronique via Peppol à partir de 2026 : êtes-vous prêt ?

À partir du 1er janvier 2026, il sera temps : toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront être capable d’envoyer et de recevoir leurs factures par le réseau Peppol. Cela signifie que votre facture Caps Energy Card avec les transactions de carburant et de recharge sera remplacée par une e-facture entièrement numérique et structurée.

À qui s'applique cette obligation (et à qui ne s'applique-t-elle pas) ?

L'obligation de facturation électronique structurée s'appliquera presque toujours aux transactions entre un fournisseur belge assujetti à la TVA et un client belge assujetti à la TVA. Il existe toutefois quelques exceptions limitées à cette règle. 

Les entreprises suivantes ne sont pas tenues de mettre en œuvre la facturation électronique :

• Les entreprises qui effectuent uniquement des opérations exonérées en vertu de l'article 44 du Code de la TVA, telles que les soins médicaux, les services d'enseignement, les services financiers et d'assurance, les activités socioculturelles et certaines formes de location de biens immobiliers.

Qu'est-ce que la facturation électronique (et qu'est-ce qu'elle conteste) ?

La facturation électronique consiste à échanger des factures dans un format électronique intégré et structuré (tel que UBL ou XML) pouvant être lu et traité automatiquement par un logiciel de comptabilité. Il ne s'agit donc pas d'une facture scannée ou d'un fichier PDF envoyé par e-mail. 

Peppol, c'est quoi ? 

Peppol, c'est l'acronyme de Pan-European Public Procurement Online. C'est un réseau européen géré en Belgique par le Service public fédéral Politique et Support. La plateforme est spécialement conçue pour que les entreprises puissent s'envoyer directement des documents commerciaux de manière sécurisée et structurée. 

Comment fonctionne Peppol ?

Peppol fonctionne via des ‘Access Points’. Il s'agit de prestataires de services agréés qui gèrent votre connexion au réseau. 

Ils garantissent :

• un envoi sécurisé,
• un adressage correct,
• la validation des factures
• et l'intégration avec vos systèmes existants.

Comparez cela à un fournisseur d'accès Internet qui vous donne accès au web. Vous envoyez une facture via votre propre ‘Access Point’ sur le réseau Peppol, après quoi le document est transmis au ‘Access Point’ du destinataire. Ensuite, il est remis au client final.

Quels sont les avantages de Peppol ?

Le passage à la facturation électronique présente des avantages non seulement pour les pouvoirs publics, mais aussi pour les entrepreneurs eux-mêmes :

• Les factures sont immédiatement enregistrées dans le système, elles ne doivent donc plus être saisies manuellement, ce qui réduit la charge administrative et les erreurs.
• Meilleur ‘cashflow’ : les paiements sont traités plus rapidement.
• Résistance à la fraude : les factures sont sécurisées et contrôlées via Peppol. 

Un avantage supplémentaire intéressant, qui devrait encourager le passage à la facturation électronique, est que les investissements dans ce domaine (logiciels, mise en œuvre, formation, etc.) entre 2024 et 2027 donneront droit à une déduction fiscale de 120 %.

Comment préparer votre entreprise ?

1. Vérifiez votre logiciel : votre logiciel de comptabilité ou de facturation prend-il en charge Peppol ?
2. Enregistrez votre entreprise dans le réseau Peppol (par votre comptable ou votre fournisseur de logiciel).
3. Choisissez un ‘Access point’ dans cette liste.
   • Astuce : demandez à votre fournisseur de logiciels quel fournisseur correspond le mieux à votre logiciel.
4. Testez le processus et entraînez vos collaborateurs.
5. Informez vos clients et fournisseurs que vous êtes prêt pour la facturation électronique.

Le passage à Peppol est inévitable, mais heureusement aussi très avantageux. Les entreprises qui ne font pas la transition à temps risquent des amendes et surtout de nombreux problèmes opérationnels.